Je souhaite que vous m'assistiez dans ma gestion administrative

Vous souhaitez connaître nos prix et prestations ... alors téléchargez "L'ABC de l'entreprise" 

Quelle différence entre gérance et assistance administrative ?

Aucune différence dans les tâches que nous exécutons pour vous et votre entreprise, par contre grande différence dans le pouvoir de représenter et d'engager votre société.

Dans la gérance administrative déléguée, nous avons le pouvoir de signature en tant que gérant, administrateur ou fondé de procuration. Nous pouvons donc signer des formulaires comme les déclarations annuelles de salaires et divers documents administratifs. En savoir plus sur la gérance administrative déléguée et les circonstances où elle est nécessaire ...

Dans l’assistance administrative, nous n'avons pas de signature, mais parfois un accès au compte bancaire pour préparer les paiements.

Pourquoi recourir à une assistance administrative ?

Vous avez une petite structure et n'avez pas les moyens ni l'envie d'engager une secrétaire Avoir du personnel entraîne des obligations et des coûts. Obligations: lui garantir suffisamment de travail, avoir des locaux adéquats et lui créer un poste de travail informatique, la déclarer aux assurances sociales, respecter les délais de congé si vous souhaitez vous en séparer etc. Coûts: lui payer chaque mois son salaire, payer des charges sociales en tant qu'employeur, lui payer des vacances etc. En d'autres termes, c'est agréable d'avoir quelqu'un en interne, mais cela entraîne beaucoup d'obligations et de coûts. Nous travaillons à distance (= pas besoin de créer un poste dans vos locaux) et sommes prestataire de service (= pas d'obligation de payer des charges, facturation selon les tâches effectuées, possibilité d'arrêter quand vous voulez). Bref, plus de contraintes !

Vous ne voulez pas pourrir votre vie privée en demandant à votre conjoint/partenaire de s'occuper de l'administratif

C'est une réalité dans beaucoup de petites entreprises: le conjoint ou le partenaire de vie s'occupe de l’administratif. A première vue, c'est la solution idéal. Par contre sur la durée, les couples se rendent compte que la vie privée est envahie par les tracas quotidiens de la vie professionnelle. Il devient de plus en plus difficile de séparer vie professionnelle et vie privée et souvent des tensions apparaissent dans le couple. Être un couple dans la vie, ne signifie pas automatiquement pouvoir travailler sereinement ensemble :-) Les attentes, voire les exigences d'un/e chef d'entreprise sont souvent incompatible avec le soin à apporter à une relation affective.

Vous êtes très bon sur le terrain, mais la paperasse est une corvée pour vous

Voilà encore une réalité: moins on aime s'occuper de l’administratif plus on procrastine (= on reporte sans arrêt la tâche perçue comme une corvée) et plus on prend de temps pour s'en acquitter car on court sans arrêt au plus urgent sans mettre en place une gestion efficiente et vraiment réfléchie. Résultat: on prend du retard et on a l'impression qu'un temps précieux est perdu pour des activités plus utiles et plus productives. Au final, le CA stagne, on a de plus en plus d'argent "dehors" et on devient de plus en plus stressé. Là aussi la vie privée en pâtit. On a succombé au syndrome de "l'homme orchestre" qui fait tout et qui n'arrive plus à suivre et à s'occuper de l'essentiel: satisfaire ses clients rentrer du CA.

Voilà comment nous pouvons vous assister

Nous avons élaboré un concept novateur avec un seul objectif: vous décharger au maximum de vos tâches administratives pour que vous puissiez vous consacrer à l'essentiel: développer votre activité, satisfaire vos clients et rentrer davantage de CA.

Analyse de votre gestion actuelle et réorganisation

Dans un premier temps, nous cherchons à comprendre comment vous avez organisé votre gestion, quels sont les problèmes que vous rencontrez. Ensuite nous vous proposons une stratégie pour remettre tout à plat et mettre en place une gestion efficiente plus économique en temps et en coûts. En bref: nous remettons votre gestion dans les rails pour que votre entreprise ressemble davantage à un TGV qu'à un train régional qui s'arrête à chaque gare :-)

Ensuite, ce que vous avez à faire

C'est vraiment très simple: vous nous envoyez une fois par semaine vos factures reçues (fournisseurs, prestataires, charges etc.) et vos factures émises (clients), ainsi que les courriers administratifs (AVS, TVA, primes d'assurances etc.). Nous nous occupons du reste. Simple, non :-)

Ce que nous faisons pour vous et votre entreprise

Nous archivons tous ces documents pour vous durant tout l'exercice comptable.

Factures à payer par votre entreprise

A la fin du mois, nous checkons toutes les factures à payer et nous vous faisons un rapport avec leur intitulé, les montants et les échéances. Nous attendons vos instructions pour leur paiement, puis nous passons directement les ordres à votre banque en respectant les échéances. Généralement, nous avons un accès Internet à votre plateforme bancaire, MAIS sans signature individuelle (vous ne prenez donc aucun risque :-). Nous ne pouvons que voir le solde et préparer les ordres de paiements. Nous vous renvoyons un e-mail pour vous indiquez que les ordres sont prêts. Vous vous connectez à votre plateforme bancaire et visez les paiements.

Factures à payer par vos clients

A la fin du mois, nous checkons vos factures émises et vérifions leur paiement (c'est le suivi des débiteurs). Passé un délai que vous nous avez fixé, nous faisons les rappels d'usage. Passé le 2e rappel, nous appelons le client pour l'enjoindre à payer rapidement. Sur vos instructions, nous préparons les documents pour le mettre en poursuite.

Décomptes TVA

Si votre entreprise est affiliée à la TVA, nous établissons les décomptes tous les trois mois (si décompte détaillé) ou six mois (si décompte simplifié) et nous vous les envoyons pour signature. Nous préparons l'ordre de paiement.

Formulaires et décomptes périodiques

Si vous êtes salarié ou avez du personnel, nous préparons les décomptes annuels de salaires à l'AVS, la LAA, la perte de gain maladie et le 2e pilier. Si vous avez des salariés soumis à l'impôt à la source, nous préparons les décomptes. Si ce n'est pas déjà fait, nous élaborons la fiche de salaire mensuel et en fin d'année nous éditons le certificat de salaire annuel.

Nous annonçons aux diverses assurances l'entrée ou la sortie d'un salarié.

Gestion de votre portefeuille d'assurances

Comme nous sommes courtiers en assurance non lié (enregistré à la FINMA), nous sommes qualifiés pour analyser vos contrats d'assurances, surveiller les échéances, vous faire de nouvelles offres plus avantageuses et traiter avec les compagnies.

Comptabilité et déclaration fiscale

Comme nous avons toutes les pièces comptables, nous passons les écritures, bouclons les comptes, éditons les profits et pertes, le bilan, le journal des écritures et faisons la déclaration fiscale de la société ou votre déclaration fiscale si vous êtes indépendant.

Les divers documents

Nous pouvons vous élaborer les documents suivants:

• Contrat de travail, de mandat, de prêt, procuration etc.
• Si vous êtes en SA ou Sàrl, le PV d'assemblée annuel
• En cas de modifications légères de votre société (entrée/sortie d'un associé/actionnaire, nomination d'un nouveau gérant/administrateur), nous élaborons les documents officiels.
  
• En cas de modification des statuts de votre société, nous nous occupons de toutes les démarches en coordination avec notre notaire qui pratique des tarifs préférentiels avec nos clients.

Si vous démarrez votre entreprise, voilà ce que nous pouvons faire:

• Rencontre avec le banquier: Ouvertures des comptes de la société, demande de cartes de débit direct ou/et cartes de crédit
• Affiliation de la société à l’AVS et si nécessaire affiliation de salariés
• Si nécessaire, demande des allocations familiales
• Mise en place des assurances de l’entreprise (Assurances accident, maladie, 2e pilier, RC, Choses, véhicule etc.)
• Si nécessaire, affiliation à la TVA
• Si nécessaire, déclaration au service des contributions cantonal pour l’imposition à la source des salariés soumis.

Comment nous vous facturons nos prestations

L'entretien pour l'analyse de votre gestion administrative se déroule habituellement dans vos locaux. Cela nous permet de comprendre votre fonctionnement. Ensuite nous vous proposons une stratégie d'optimisation de votre gestion et vous soumettons un devis dont le 80% est sous forme d'un forfait avec environ 20% variable pour certaines tâches spécifiques.

Vos avantages avec notre concept de tarification:

• Comme l'essentiel de notre rémunération est sous forme forfaitaire, nous avons tout intérêt à être rapide et efficient. Ce qui n'est pas le cas pour un prestataire uniquement à l'heure: pour lui, plus il prend son temps en compliquant votre gestion, plus il gagne.
• Vous savez dés le début combien cela va vous coûter avec une part variable très minime. Vous pouvez donc budgéter ces coûts sans risque de dérapage ... ce qui est très rare dans ce genre de prestation :-)