Organiser son activité grâce sa messagerie électronique

Votre messagerie: le cœur de toute votre organisation

Pour beaucoup de chefs d'entreprises, leur messagerie électronique est un moyen comme un autre de communiquer, en plus du courrier postal, du fax, des téléphones et de la rencontre. C'est souvent un moyen très secondaire pour eux, voire une source de distraction et de temps perdu. Pour certains, c'est même une nuisance inévitable.

Pour ma part, je préconise, non seulement de faire de votre messagerie non seulement votre moyen privilégié de communiquer, mais plus encore, le cœur de toute votre activité, l'outil d'organisation centralisé pour gérer vos clients, vos fournisseurs, ... bref tous vos dossiers.

Pourquoi privilégier la messagerie et en faire un outil de gestion ?

Un chef d'entreprise gère des dossiers. Ces dossiers, qu'ils concernent des clients ou tout autre sujet, sont en fait des process. Cela signifie que ces dossiers ont un démarrage, diverses étapes à franchir chronologiquement et une fin. Rien n'est statique, tout est dynamique. En fait, un chef d'entreprise ne gère pas des dossiers, mais les process de plusieurs dossiers d'importances variables.

Pour certains dossiers, le process est court dans le temps et contient peu d'étapes, d'autres sont plus longs et doivent passer par plusieurs étapes avant leur bouclement. Le problème est de gérer plusieurs dossiers en même temps avec des process de longueurs différentes.

La messagerie vous offre la possibilité de garder une trace de ces diverses étapes. En appelant le nom du correspondant ou son e-mail, la fonction de recherche de la messagerie, vous permet de retrouver tous les mails échangés et donc de visualiser tout le process de son dossier.

Pour ce type de correspondant, plus besoin de se fixer des tâches, tout est géré par le process des e-mails intelligemment classés.

En plus, la communication par e-mail prend beaucoup moins de temps qu'un courrier postal ou un téléphone. Vous faites des économies en termes de temps, de coûts et ... de papier :-) !

Bien sûr, cette manière de fonctionner nécessite que votre correspondant ait une adresse e-mail ! mais bon, qui aujourd'hui n'a pas d'e-mail ?

Comment organiser son activité à partir de sa messagerie 

Le problème avec une messagerie non organisée est que vos e-mails arrivent tous dans votre boîte de réception pirncipale. Si vous ne les gérez pas tout de suite, votre boîte de réception ressemblée vite à un fourre-tout avec des dizaines voire des centaines d'e-mails. Plus elle grossit, moins vous y voyez clair !

Le principe de base: votre boîte de réception est VIDE en permanence ! C'est radical, mais efficient.

Le second principe: vos e-mails entrant sont soumis à des règles de tri automatique et déplacés dans des dossiers avec une ou plusieurs alertes de divers ordres sans passer par la boîte de réception. En fait, vous établissez vos priorités AVANT que les e-mails n'arrivent, plutôt que de prendre une décision à chaque e-mail entrant.

Avoir plusieurs adresses de messagerie pour qualifier vos correspondants

Adresses e-mail privées: avoir une adresse sacrificielle

Adresses e-mail professionnelles

Pourquoi toutes ces adresses ?

Analyser d'une manière exhaustive les divers types d'e-mails entrant

Créer des filtres de tri pertinents du courrier entrant pour les classer automatiquement

Appliquer à vos e-mails déplacés automatiquement des règles d'alerte diverses

Cela fonctionne aussi, même si vos clients privilégient le contact direct

Suite du texte dans :