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Gérer le classement de vos pièces comptables
Tenir une compta est-il obligatoire ou pas ?
Que vous soyez en indépendant ou en société de capitaux, vous devrez tenir une comptabilité. Certes, si en tant qu'indépendant faisant un CA inférieur à CHF 100'000.- vous n'avez pas d'obligation d'en tenir une, il faudra bien déterminer votre revenu pour le déclarer à l'AVS et au fisc. Pour vous, la compta n'est pas obligatoire, mais nécessaire. Si vous faites plus de CHF 100'000.- de CA ou êtes en SA ou en Sàrl, vous devrez tenir une comptabilité en la forme commerciale. C'est une OBLIGATION impérative ! J'ai accompagné un jeune entrepreneur en constituant sa Sàrl. Un peu plus d'une année après, il prend contact et me dit que le fisc exige qu'il dépose la déclaration fiscale de la société et il ne comprenait pas pourquoi puisqu'il n'avait pas rentré de CA ! Pour lui, pas de CA = pas de compta = pas de déclaration fiscale ! S'il avait été indépendant en Raison Individuelle, son raisonnement tenait, mais pas en Sàrl ou en SA ! Tenir une compta ne signifie pas classer ses pièces tous les jours ! Chaque jour, une entreprise active reçoit une quantité de courrier considérable mêlant la pub, la presse, le courrier des clients, les factures, les communication de l'administration. Tout comme pour le courrier , j'opte pour une option radicale quant au classement des pièces comptables. Mon obligation en tant que chef d'entreprise est de déposer les comptes et la déclaration fiscale UNE FOIS par année. Je m'en occupe donc sérieusement seulement une fois par année ! et je classe mes pièces comptables une fois par mois. Cela ne signifie pas que je mette toutes mes pièces comptable dans un carton à chaussure :-) mais presque !
Comment le classement de vos pièces peut tourner au calvaire !
Voyons comment vous pouvez vous compliquer la vie et passer beaucoup de temps inutilement à classer vos pièces: - Vous ouvrez votre courrier tous les jours et classez vos pièces comptables chaque jour.
- Par souci d'ordre, vous optez pour des classeurs. C'est normal, tout le monde le fait: votre première micro-décision vers la complexité. Un classeur par définition est toujours fermé ! Pour voir ce qu'il contient, vous devez l'ouvrir et le feuilleter. Pour éviter de vous y perdre complètement, vous pouvez y insérer des intercalaires pour chaque rubrique. L'option la plus coûteuse en temps est de mettre vos documents dans des fourres transparentes à trou. C'est la pire chose à faire. Si en plus vous mettez plusieurs pages d'un document dans la même fourre, vous ne voyez que la première page et pour accéder aux autres, vous devrez sortir de la fourre toutes les pages. Résultat: vos pièces sont difficiles d'accès et demande plusieurs manipulations et un classement rigoureux sinon vous les perdez de vue !
- Mais le pire est à venir: vous organisez vos pièces par le critère des fournisseurs et des clients. Vous avez, par exemple, un onglet dans votre classeur pour votre fournisseur de téléphonie, l'AVS, vos fournisseurs principaux etc. Sous chaque onglet d'un fournisseur ou d'un client, vous mélangez les formulaires, les devis, les bons de commandes et les factures. Votre organisation part d'un bon sentiment: être orienté client ou fournisseur et avoir tout au même endroit ! mais au niveau comptable c'est la catastrophe pour la personne qui passera les écritures comptables ! Si vous recourrez à un prestataire, il passera un temps considérable à rechercher les documents comptables et vous facturera en conséquence.
- Beaucoup d'entreprises, quand un exercice est terminé et la compta faite, décident d'archiver leurs pièces. Que font-elles ? Elles vident leurs classeurs et mettent les documents dans des boîtes d'archives pour récupérer leurs coûteux classeurs. Encore du temps et de l'énergie perdus !
- Votre souci d'être bien organisé et d'être au clair sur tous les documents de vos clients, de l'administration et de vos fournisseurs vous a entraîné dans un vrai désordre coûteux en temps, en énergie et en honoraires de prestataires ou de personnel.
Une stratégie de classement simple et efficiente: gain de temps temps et économie sur les frais de comptabilité Gérer le courrier et les pièces comptables en une seule action: une pierre, deux coups ! Suite du texte dans :
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